Vuoi sapere se il tuo vicino ha ottenuto il permesso di costruire. Vuoi leggere la relazione tecnica su cui il Comune ha fondato un’ordinanza che ti riguarda. Vuoi capire come è stata assegnata una gara a cui hai partecipato. In tutti questi casi la risposta è l’accesso agli atti, ma non esiste un solo accesso: ce ne sono tre, con presupposti diversi. Scegliere quello sbagliato è il modo più rapido per vedersi respingere la richiesta.
1. Accesso documentale (L. 241/1990)
È lo strumento più antico e più potente, disciplinato dagli artt. 22-25 della legge sul procedimento amministrativo. Consente di ottenere copia dei documenti amministrativi, ma solo a chi vanti un interesse diretto, concreto e attuale, collegato a una situazione giuridicamente tutelata.
Tradotto: devi spiegare perché quel documento serve a te, in relazione a una tua posizione da difendere. Il confinante che vuole verificare la legittimità di una costruzione, il partecipante a una gara che vuole leggere l’offerta dell’aggiudicatario, il dipendente che vuole gli atti del proprio procedimento disciplinare: tutti casi tipici.
È l’accesso che consente di superare più facilmente le opposizioni dei controinteressati, perché l’interesse difensivo è considerato prevalente. Ha però un limite preciso: non serve a controllare genericamente l’operato della PA e non ammette richieste esplorative o «a strascico».
2. Accesso civico semplice (art. 5, c. 1, D.Lgs. 33/2013)
Serve a una cosa sola: obbligare l’amministrazione a pubblicare ciò che avrebbe già dovuto pubblicare nella sezione «Amministrazione trasparente» e non ha pubblicato.
Non richiede alcuna motivazione, è gratuito e si rivolge al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza. È poco usato ma molto efficace quando mancano dati che la legge impone di rendere pubblici: incarichi, compensi, bandi, provvedimenti.
3. Accesso civico generalizzato (art. 5, c. 2, D.Lgs. 33/2013)
Introdotto nel 2016 sul modello anglosassone, consente a chiunque di chiedere dati e documenti ulteriori rispetto a quelli obbligatoriamente pubblicati, senza dover motivare la richiesta e senza dimostrare alcun interesse.
La contropartita sono i limiti dell’art. 5-bis: sicurezza nazionale, difesa, relazioni internazionali, indagini, ma soprattutto la protezione dei dati personali, la riservatezza commerciale e la segretezza della corrispondenza. Su questi profili l’amministrazione deve compiere una valutazione concreta, non invocare formule di stile: un diniego generico e non ponderato è illegittimo.
Quale scegliere
La regola pratica è semplice. Se hai una posizione da difendere e ti serve un documento specifico, usa l’accesso documentale: la tutela è più forte. Se non hai un interesse qualificato ma vuoi comunque conoscere, usa il generalizzato. Nulla vieta di formulare la richiesta in via cumulativa, indicando entrambe le basi giuridiche: è una precauzione spesso utile, perché se l’una via si chiude resta l’altra.
I termini
L’amministrazione ha 30 giorni per rispondere. Se esistono controinteressati, deve avvisarli e questi hanno 10 giorni per opporsi: in tal caso il termine si sospende.
Decorsi i 30 giorni senza risposta si forma il silenzio-rigetto. Non è una buona notizia, ma nemmeno la fine: da quel momento si apre la fase di tutela.
Cosa fare se ti dicono di no
- Ricorso al TAR entro 30 giorni dal diniego o dalla formazione del silenzio, con il rito speciale e accelerato dell’art. 116 c.p.a. È un giudizio rapido, che si conclude con sentenza in forma semplificata, e il giudice può ordinare direttamente l’esibizione dei documenti.
- Riesame al Responsabile della trasparenza, nel solo accesso civico: gratuito, con decisione in 20 giorni. È un passaggio che spesso risolve senza contenzioso e non consuma il termine per il TAR.
- Difensore civico o Commissione per l’accesso, nell’accesso documentale: strada gratuita e alternativa al giudice, con effetto sospensivo sui termini di ricorso.
Il termine di 30 giorni per il TAR è perentorio: lasciarlo scadere significa dover ripresentare l’istanza da capo per riaprire i termini, con evidente perdita di tempo.
Un errore ricorrente
Molte richieste vengono respinte non perché infondate, ma perché scritte male: documenti non individuati con sufficiente precisione, interesse non spiegato, base giuridica non indicata. Una richiesta impostata correttamente ottiene risposta positiva molto più spesso di quanto si creda, e comunque costringe l’amministrazione a motivare in modo puntuale, il che rende assai più agevole l’eventuale ricorso.
Se hai ricevuto un diniego o l’amministrazione non risponde, il tempo è il fattore critico. Puoi descrivermi la situazione indicando la data dell’istanza: la prima cosa da verificare è se i termini sono ancora aperti.